allr.genskov.ru



Встреча посетителей в офисе

Сортировать: по оценкам | по дате
22.10.19
[1]
переходы:2
Встреча посетителей в офисе
Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством.
Единая государственная система делопроизводства помогает избежать излишеств и дублирования в работе, так как в ней сформированы единые требования и рекомендации по вопросам подготовки документов, организации документооборота, учета и поиска информации, осуществление контроля за использованием документов и группировкой их в дела.
Под делопроизводством понимается деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Главной задачей делопроизводства является обеспечение быстрой, бесперебойной и эффективной работы учреждений.
А сами секретари из доверенных лиц королей, царей, герцогов постепенно превратились в делопроизводителей. Традиционно в роли секретарей выступали мужчины. И только в конце 18 века появились женщины-секретари.
Секретарь - это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день, руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки.
ru | allref.com.ua/ru/skachaty/Vstrecha_posetiteleiy_v_ofise


22.10.19
[1]
переходы:0
Встреча посетителей в офисе
внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль секретаря в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима. Обязанности
· Подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов;
· Прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение йу внутренний архив фирмы.
Перечисленные служебные обязанности могут быть ограничены и дополнены другими. Но и приведенный перечень дает представление о специфике секретарской работы, в связи с чем уместно рассмотреть главные аспекты профессиональной деятельности и культуры труда секретаря. Особенностью работы также является постоянная нехватка времени, работа в условиях стресса
В этом случае помогает умение слушать, правильно понимать, запоминать задания. Оценивать и принимать быстрые и верные решения.
Специфика работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только выполнять операции с неодушевленными предметами труда (документы, технические средства), но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами. Следует учитывать и то, что секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, значительными различиями в них по степени трудности, необходимостью выполнять параллельно несколько работ. Часто проблемы в работе секретаря являются следствием его негативных деловых или личных качеств. Невозможно, например, эффективно выполнять работу, если секретарь не имеет полного представления о роли и задачи своего руководителя и их значений в деятельности всей организации, не имеет достаточной профессиональной подготовки.
ru | allref.com.ua/ru/skachaty/Vstrec...y_v_ofise?page=2


22.10.19
[1]
переходы:0
Встреча посетителей в офисе
и пособием секретарь всегда должен быть готов прийти на помощь, оказать содействие, пойти в случае необходимости на некоторое личную неудобство ради общего дела. Любой человек, обратившийся к секретарю за помощью, должна быть уверена, что все возможно будет сделано. В разговоре нужно употреблять вежливые форме, не допускать фамильярности, обращение на "ты". Если секретарь знает, предполагает, что подлежащая сообщению информация является для собеседника отрицательной, то он постарается изложить ее как можно более тактично, деликатно.
Все названные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужна повседневная работа ума и души, настойчивая и ответственная подготовка к работе в избранной профессии.
Он должен быть уверен, что все возможно будет сделано. В разговоре нужно употреблять только вежливую форму, не допускать фамильярности, обращение на "ты".
Если секретарь знает предполагает, что подлежащая сообщению информация является для собеседника отрицательной, то он постарается изложить ее как можно более тактично, деликатно.
Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь - "лицо фирмы", то и его рабочее место, должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда.
Рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих.
В помещении должны находиться только те предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам, непосредственно в процессе работы.
Большую часть рабочего времени секретарь работает, сидя, а он утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу, работать на пишущей машинке, чтения.
ru | allref.com.ua/uk/skachaty/Zustri...v_u_ofisi?page=5


22.10.19
[1]
переходы:0
Встреча посетителей в офисе
ламинабор. Их размещают таким образом, чтобы они были доступны для подхода и кратковременного пользования, но находились под постоянным наблюдением секретаря. Пользоваться своей пишущей машинкой, диктофоном, и Термокопировальный аппаратом другим сотрудникам разрешать не следует, так как это может привести к серьезной поломке, а также к размножению посторонней информации.
Секретарь несет полную ответственность за ту аппаратуру, которая находится в его кабинете, и поэтому спрашивать за нее будут, в первую очередь, с ответственного работника и взыскивать за поломки тоже с него.
Рациональная организация рабочих мест предполагает правильное их планирование, комплексное оснащение рабочих мест техническими средствами, вспомогательными устройствами и необходимой мебелью.
ru | allref.com.ua/ru/skachaty/Zustri...v_u_ofisi?page=6


22.10.19
[1]
переходы:0
Встреча посетителей в офисе
осуществлять запись посетителей на прием. Но иногда приходится делать и разовые поручения, например, передачу денег, междугородний телефонный разговор, посещение больного сослуживца.
· Знания, необходимые для эффективного участия в информационно-документарном обеспечении фирмы и непосредственно руководителя (владение такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс);
· Знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями; знание правовых актов и приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников;
RECEPTIONIST девушка, работающая на телефоне. В ее обязанности входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов. На этой должности необязательно знание языка. Основное требование умение сдержанность и аккуратность
Сама же высокая должность PERSONAL SEKRETARY помощник генерального директора или президента. В этом случае девушка работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию как на украинском, так и на английском языках, сопровождает директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности, организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только исполнителем, но и инициатором.
ru | allref.com.ua/ru/skachaty/Vstrec...y_v_ofise?page=1


22.10.19
[1]
переходы:0
Встреча посетителей в офисе
Это качество подразумевает владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков, предусмотренных квалификационной характеристикой: умение стенографировать, печатать на пишущей машинке, знание основ работы с документами, правил орфографии и пунктуации.
Секретарь должен проявлять самостоятельность и инициативу в решении вопросов своей компетенции, не дожидаясь специальных указаний руководителя. Однако, принимая то или иное решение, секретарь должен быть уверен, что оно пойдет на пользу делу, не будет преждевременным или ошибочным.
Секретарь должен быть готов принять на себя ответственность по задачам, поставленным руководителем, особенно в пределах своей компетенции. Это качество производится, как правило, с опытом работы. Руководитель должен быть уверен в том, что его секретарь может работать самостоятельно и способен грамотно решать такие вопросы, как оформление и составление документов, расшифровка стенограмм и пиктограмм, оповещение участников совещаний.
Умение не только правильно спланировать мероприятие, но и строго выполнять их в установленное время. Недопустимы опоздания секретаря, как на работу, так и на деловые встречи, совещания, заседания. Пунктуальность должна проявляться и в своевременности подготовки документов, доклады их руководителю
Секретарь должен хорошо ориентироваться в вопросах того направления деятельности, в котором работает его руководитель и основания в целом, знать положение дел и состояние решения вопросов в области, последние достижения и проблемы; быть в курсе событий, происходящих в подразделении и учреждении.
При решении различных вопросов: подготовке документов, беседе с посетителями и по телефону - использовать только фактическую, строго проверенную информацию. Недопустимо разглашать информацию, имеющую секретный характер, а также информацию, хотя и верна, но может причинить ущерб делу отдельным лицом.
ru | allref.com.ua/ru/skachaty/Zustri...v_u_ofisi?page=3


22.10.19
[1]
переходы:0
Встреча посетителей в офисе
совершенствования профессионального мастерства - необходимое условие того, чтобы стать не просто квалификационным исполнителем, а настоящим секретарем, первым помощником руководителя.
Для того чтобы выработать и развить названные деловые качества, секретарю нужно воспитывать в себе и целый ряд личных качеств. Большинство из этих качеств закладывается в человеке воспитанием в семье в школе. В зависимости от полученного воспитания степень их развития у разных людей разная, многое здесь определяется индивидуальными склонностями, привычками, типом нервной системы. Какие же личные качества важно иметь секретарю руководителя? На этот вопрос существует много различных мнений, поскольку немаловажным фактором является еще и совместимость, то есть возможность успешной совместной работы двух личностей - секретаря и руководителя. Выделим наиболее существенные качества, необходимые секретарю.
Это качество вырабатывается в человеке с детских лет. Однако это не значит, что если оно не воспитано в детстве, то невозможно выработать его в себе. Будучи уже взрослым человеком. Приучить себя выполнять нужную для дела работу одновременно. С хорошим качеством, не обращая внимания на собственное нежелание, трудится, нелегко, но вполне по силам каждому, что поставили перед собой такую ​​цель
Воспитание трудолюбия - необходимое качество каждого человека независимо от того, какую должность он занимает, на участке работает.
Секретарь должен обязательно выполнять ту работу, результаты которой важны для решения тех или иных задач. Если обещал выполнить что-либо, необходимо сдержать слово. Даже если результат будет нежелателен, у секретаря должна быть уверенность, что он сделал все от него зависящее. Не следует перекладывать на других сотрудников свои обязанности для того, чтобы избежать ответственности, переложить вину на другого человека, за невыполненную или плохо выполненную работу.
Специфика труда секретаря требует от него готовности оказать помощь другим в любое время, и особенно в напряженных ситуациях. Нужно уметь быстро переключаться с одного вида на другой, правильно рассчитывать время, особенно в период больших нагрузок.
По роду своей работы секретарь располагает значительный объем информации и достаточно большими полномочиями, так как является первым помощником руководителя и может в определенных ситуациях действовать от его имени.
ru | allref.com.ua/ru/skachaty/Vstrec...y_v_ofise?page=4